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浅谈关于做好电力企业办公室工作的探讨——以宁夏中卫供电局为例
2011-05-09 17:45:49 来源:www.bobaidu.com 作者:论文发表,论文投稿 【 】 浏览:2053次 评论:0
【论文关键词】管理科学 方式方法 提高效率
    【论文摘要】本文以宁夏中卫供电局企业办公室为例,阐述了坚持企业办公室工作的原则:“科学、规范、高效”;要多管齐下、综合管理;按照“高标准、高质量、高效益”的要求,建立健全新的管理工作机制。
    企业办公室是企业的参谋部、工作督查部、后勤保障部,是企业的“中枢、窗口”。做好企业办公室工作,对于提高企业工作效率具有重要意义。
    随着电力体制改革的不断深化,企业办公室普遍面临着人员编制少、管理摊子多、工作压力大的困难。人人身兼数职,在这种新形势下,办公室只有与时俱进,立足于服务、着力于创新,才能有所作为、有所发展。
    一、坚持综合管理,建立企业管理新机制
    新形势下,企业办公室必须坚持“科学、规范、高效”的原则,多管齐下、综合管理,按照“高标准、高质量、高效益”的要求,建立健全新的管理工作机制。要做好办公室工作,就要善于观察、研究办公室政务、事务、服务工作的普遍性和特殊性,从中找出规律性的东西,并形成相互衔接的制度和体系,使方方面面工作都有章可循、井然有序,步入规范化轨道。构建“工作有标准,过程有监督,结果有考核”的管理机制,充分调动办公室工作人员的积极性和主动性,是应对当前办公室工作人员少、任务重的有效方法。坚持从基础工作入手,建立健全各类管理制度,明确各岗位人员的素质要求、职责范围、管理标准、主要工作和监督考核指标,将纷繁的办公室工作纳入标准化管理体系当中,开创各项管理工作忙而不乱、有条不紊,各类人员各司其职、各尽其责的良好局面。
    二、加强动态管理,建立科学的督查机制
    要搞好办公室工作,光有日常制度、事前控制不行,光有总结表彰、事后批评也不行,还要加强动态管理,对每项工作实行全过程监控。严格执行资金预算计划,包括办公费、差旅费、招待费的计划控制,这是办公室管理工作的一项重要内容。为了做好这项工作,在管理办公室工作实行了严格的工作督查机制,加大资金使用过程的动态督查,定期监督费用的使用情况,发现问题及时纠正;同时注意加强项目、资金的优化整合,发挥整体效益,减少非计划使用资金情况的发生,使各项经费的使用均控制在预算框架内。此外,抓好重要会议精神的贯彻落实,也是企业办公室督查工作的重要内容。开展督查工作,不仅要落实人员、明确责任,实行全过程动态管理,还要完成由被动接受任务向主动督查的转变,这样,才能确保企业各项重点工作落到实处。
    三、加强目标管理.建立激励约束机制
    办公室作为企业综合管理部门,承担着很大一部分目标管理工作。要实现企业三项责任制考核指标,办公室必须瞄准目标、分解指标,建立以目标为导向的激励约束机制。坚持公开、公正的奖励与考核,既激发了全体员工的工作积极性和主动性,提高了办公效率,也为员工绩效考评工作提供了量化指标,增强了绩效考评工作的客观公正性,促进了部门的团结与和谐。
    四、坚持“谋大抓小”,提高管理效能
    “谋大抓小”,就是精心谋划大事,严格管理小事。“谋大”,就是尽力为企业领导决策提供科学、有力的服务;“抓小”,就是对企业具体的事务管理提供有效服务。二者相辅相成,不可偏股。在企业办公室工作中,“谋大”应从以下几方面着手:一是加强与基层各单位的沟通联系,坚持每月深入基层、班组学习调研一次,全面了解基层情况,准确掌握基层员工关心的热点、难点问题,及时提出协调解决的预案供领导决策参考。二是主动加强与兄弟单位的横向联系,加强各类信息的沟通与交流,为领导决策服务。三是发动办公室管理人员围绕企业热点、难点问题开展专项调查研究,集思广益,献计献策。
    在企业办公室工作中,“抓小”应从以下几方面入手:一是抓好公文处理,这是办公室的“当家活”。要按照公文处理的有关要求,把好公文的“进口”关和“出口”关,严格控制发文数量,不断提高公文质量。二是抓好生产值班管理工作,做到主动、热情、规范、周到。三是抓好后勤服务保障工作。后勤保障是企业办公室的一项重要职能,也是办公室工作的难点。为了提高后勤保障能力,公司从建章立制入手,狠抓了规范化管理。(1)在加大硬件设施投入、改善后勤服务条件的同时,提高服务质量,加强对后勤服务的监督、检查。(2)结合电力企业生产、经营工作特性,不定期开展问卷调查,多方位了解职工对后勤工作的建议、意见,并将意见及时反馈到相关部门和单位,采取切实有效整改措施,使后勤工作满足职工生活需要。
 五、增强服务意识,强化创新思维
    企业办公室的工作往往事关全局,办公室不做决策但服务决策,各种综合性、协调性、服务性工作贯穿始终,任务艰巨、责任重大。要彻底改变过去对办公室工作的片面认识,不能认为只要做好办公室日常事务就万事大吉了。办公室在处理好日常事务的同时,应将更大的精力放到综合协调、服务决策、服务管理上来,不断创新服务的内容和方式,提高服务效率;否则,办公室工作就不能说是全面的、成功的和有效的。做好服务,就是要认真做好为领导决策服务,为基层单位服务,为员工服务。为领导服务,要从三个方面入手:一要全面、准确、及时地掌握企业实际情况,广泛收集信息,深入调查研究,僧强认识问题的前瞻性、科学性,更好地为领导决策提供有价值的意见、建议。二要坚持从职工中来到职工中去,真实地反映基层情况,基层的合理要求在领导决策中得到充分体现。三要准确领会领导意图,认真学习有关文件和领导讲话精神,不折不扣地完成领导交办的任务。
    办公室人员要为基层和员工提供良好的服务,就既要牢固树立服务意识,注意研究基层和员工的需求,增强服务工作的积极性、主动性,又要改进工作作风,深入基层调查研究,经常主动听取基层单位的反映,虚心接受他们的批评与建议,不断改进工作。
    在电力企业办公室工作,要有与时俱进、开拓创新,敢于突破一些与时代发展不相适应的工作理念、工作模式,努力学习新的科学文化知识,注意吸取和利用基层和群众创造的新经u、新做法、新技术、新手段,不断用新的思路、新办法,解决办公室工作中遇到的新矛盾、新问题。
    六、注重效率和质盈,不断提升自身素质
    要提高办公室工作效率和质量,就需要从以下几方面努力:一是要倍养扎扎实实的工作作风。一定要养成今日事今日毕,急事急办、特事特办的习惯,不管在什么情况下都不能拖拖拉拉。二是要提高工作质量与标准。办公室工作从内部来说面对的是领导、部门和员工,从外部来说面对的是公司主管部门,其工作和服务质量的好差不仅影响领导、部门、基层工作的运转,而且影响企业的形象乃至企业整体的正常运转。因此,我们要努力把办公室的每项工作做到最快最好。三是要强化内部管理,加强作风建设。办公室工作十分繁杂、辛苦,也十分敏感,容易让人误解。因此,在办公室工作中要严格按各项管理制度、规矩和程序办事,不能自作主张、自行其事。生活上,办公室人员要增强廉洁自律意识,树立正确的荣辱观,自重、自警、自省、自励,能抵得住诱惑,经得住考验。四是要加强学习,提高人员素质。要充分认识学习对做好办公室工作的极端重要性,引导办公室系统员工自觉地抓学习,努力把办公室系统办成学习型组织,切实提高办公室人员的综合素质。
    作为从生产人员到职能部室的主管领导,深刻体会到:企业在发展,新形式下,要做好企业办公室管理工作,一要加强学习,提高对办公室工作规律的认识,自觉围绕企业中心工作努力创新管理机制,二要拓展服务领域,提高服务效率,才能做好办公室各项工作,为电力企业的生产、经营做贡献。
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